背景
発信英語として身に着ける必修フレーズ8は、前回に引き続き会議設定に関する表現を取り上げた。今回は会議の目的、会議日時の選択理由、今後の想定タイムラインの文例である。
先日紹介した必修フレーズ1～7までで依頼した照会事項回答レビューの結果、Globalと日本チームで意見を確認する会議が必要になり、文面で会議設定する場面を想定している。この文面は4つに分割して必修フレーズ7、8、9、10でカバーする。
このフレーズもそのまま使えることを意図した。
フレーズ8
I noticed that many of the members are out of the office in the week starting October 8. Considering the due date for the PMDA inquiries is October 22, the document content needs to be fixed on 16. This is why I chose October 16 for the meeting date. Preferably, we would like to complete QC before 18 and obtain management approval on 19.
「10月8日の週は多くのメンバーがお休みのようです。PMDAの照会事項の締め切りが10月22日であることを考慮すると、16日に文書の内容は固めておく必要があります。会議の日時として16日を選んだのはこのためです。18日までにはQCを終え、マネジメントの承認を19日に得たいと考えています。」
解説
[名詞] noticed that [主語＋動詞]で「○○が△△であることに気が付いた」という意味。
out of the officeで「オフィスに不在（お休み）」という意味になる。
week starting [日付]で「何日に始まる週」という意味になる。日付は通常日曜か月曜の日付を入れる。ここでは今年のカレンダーを用いて月曜日としている。
considering [主語1＋動詞1], [主語2＋動詞2]で、「○○であることを考慮すると、××である」という意味。
due dateは「締切」の意味。他にdeadline等も使える。
document content needs to be fixedは「文章の内容を固定（最終化）する」の意味。
this is why [主語＋動詞]で「このため○○した」の意味。
preferablyは「できれば○○（したい）」という意味。
complete QCは「QCを終える」という意味である。
QCはquality controlの略語であり、文書の内容が根拠資料を正しく反映しているかどうかというのを第３者がチェックするプロセスである。
薬事文書はPMDA/MHLW等規制当局へ提出するものであり、間違いは基本的に許されないことを考慮するとQCは非常に重要なプロセスであるといえる。
obtain management approvalは「（文書の）マネジメント承認を取得する」の意味。
多くの場合製薬会社ではSOPにより規制当局など外部に文書を出す場合にマネジメントの承認を要するルールになっている。この場面でも照会事項の回答を提出する前に、担当役員等の承認を取得することを言っている。
obtainは取得という意味の硬い用語であり、getやhaveなどよりもフォーマルな言い回しである。
省エネ英語で発信する際は、冠詞、完了形及び複数形を省略したり、前置詞のミスは無視しても良い。今回は、冠詞を削除し、複数形を単数形とした。また、noticed that many of the membersをシンプルにnoticed many membersとした。したがって、実践の際は以下のように省エネフレーズとすることができる。
フレーズ8（省エネバージョン）
I noticed many members are out of office in week starting October 8. Considering due date for PMDA inquiry is October 22, document content need to be fixed on 16. This is why I chose October 16 for meeting date. Preferably, we would like to complete QC before 18 and obtain management approval on 19.
