背景

発信英語として身に着ける必修フレーズ9は、前回に引き続き会議設定に関する表現を取り上げた。今回は会議に出られない場合の事前のコメント提供依頼、他に会議に関して連絡が必要な人がいるかどうか確認する文例である。

先日紹介した必修フレーズ1~7までで依頼した照会事項回答レビューの結果、Globalと日本チームで意見を確認する会議が必要になり、文面で会議設定する場面を想定している。この文面は4つに分割して必修フレーズ7、8、9、10でカバーする。

このフレーズもそのまま使えることを意図した。

フレーズ9

If you are sure that you are unavailable, I will be happy to have your written comments, which I will incorporate in the documents. Also, please let me know if there is a person who should be notified for this meeting. I will send an invitation. It would also be wonderful if you forward the invitation.

「会議に参加できないことが分かっている場合は、コメントを書面でいただけると助かります。いただいたコメントはこちらで文書に反映しておきます。他に本会議に関して連絡すべき方がいればお知らせください。こちらから案内をお送りします。この案内を転送いただいても結構です。」

解説

if you are sure that [主語+動詞]で「○○が△△であることが分かっている」という意味。

you are unavailableで「(会議)に参加できない」という意味。availableは利用可能という意味であるが、人などの都合が合ってイベント等に参加可能という意味でも使われる。

ちなみに、インスタントメッセンジャーの状態表示の「オンライン」は英語では[available]と表示される。

have written commentsで「書面でコメントをもらう」という意味。

[文/名詞], which [主語+動詞/be動詞+形容詞]で文又は名詞を修飾するフレーズを加えることができる。ここでは、whichは your written commentsにかかっており、それを文書に反映するといっている。

if there is a person who should be notified、「本会議について連絡が必要な人がいるかどうか」という意味。notifiedは通知・連絡するという意味で広く使われる。

send an invitationで「案内を送る」の意味。

it would be wonderful if [主語+動詞]は「○○してもらえると大変ありがたい」の意味。I would appreciate it if you could [動詞]と同様、丁寧な依頼をする際のフレーズである。

forward [名詞]で「○○を転送する」の意味。

省エネ英語で発信する際は、冠詞、完了形及び複数形を省略したり、前置詞のミスは無視しても良い。今回は、冠詞を削除し、複数形を単数形とした。また、if you are sure that you are unavailableをシンプルにif you think you are not availableとした。また、it would also be wonderfulのalsoの位置を変えて、also, it would be wonderfulとした。したがって、実践の際は以下のように省エネフレーズとすることができる。

フレーズ9(省エネバージョン)

If you think you are not available, I will be happy to have your written comment, which I will incorporate in document. Also, please let me know if there is person who should be notified for this meeting. I will send invitation. Also, it would be wonderful if you forward invitation.

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