以前「英語は脇役」というエントリーを書きました。
この記事の中で伝えたかったことは、「コミュニケーションにおいて言語というのは非常に便利で必要不可欠なのだけれども、非言語コミュニケーションからも人は多くの情報を得ているために非言語コミュニケーションをおろそかにすると相手に誤解を与えてしまう」ということでした。
また、「誤解があることを前提に説明する」で、言いたかったのは、「どんな相手とコミュニケーションする場合でも誤解は必ず起こるので、相手の理解を確かめながら明確に自分の意志を伝え、相手の意志も確認する」ということでした。
上に書いたの2つのことを踏まえて、「じゃあどうすれば良いのか」というというのが今回のテーマです。
結論を一言で言えば、「言語以外の情報を添えることで相手に誤解を与える余地をなくすようにする」ことです。
分かりやすい例で言えば、パソコンなどでエラーが出てテクニカルサポートに連絡するときに、状況を説明すると思います。
この時に正確な用語を使って状況を説明できて、相手も専門家であれば簡単に状況を共有し、同じ理解が得られると思いますが、現実的には難しくイライラした経験がある人も多いかもしれません。
特に、最近はサポートなども日本ではなく外国で外国人が対応するようになってきているので、言葉で説明するのも一苦労です。
こういう状況の時に、スクリーンショットやスカイプで画面を共有すると言葉が多少意味不明でも、誤解なく相手に状況を伝えることができます。
また、ソフトのインストールやアップデートで、複数のステップからなるマニュアルを読んで対応することもあると思いますが、長々と言葉で説明するのみではなく、画像でステップごとのポイントを示せば確実にスムーズに伝わります。
また、ミーティングをするときにface to faceを好む人が多いと思いますが、これは表情や身振り手振りから相手の真意が分かりやすいからというのが理由として大きいと思います。
コロナの影響でface to faceの機会が減っていますが、重要な案件は音声だけの通話ではなく、画面共有とカメラをオンにすることで、誤解の可能性を減らすことができるでしょう。
また、些細なことのようで無視できないのが声のトーンです。特に日本と外国で全く逆の印象を与えることがあるので注意が必要です。
日本だと電話通話はオフィスが静かだと他の人に配慮して、また大きな声だと怒鳴っているように聞こえるので、自然と小さな声で抑揚のない話し方になってしまうかもしれません。
一方で、この話し方だと、英語にすると不機嫌でクレームをつけているように解釈される恐れがあります。英語だと、多少大きな声でも快活に話す方が好意的に受け止められやすいのです。
自分の言いたいことは言語だけではなく、視覚的に明確にかつ、声のトーンも使って感情的にも明確に伝えることで、相手に圧倒的に伝わりやすくなります。
